Isännöitsijän vaihto on juuri se hetki, jolloin taloyhtiön paloturvallisuuden tiedot katkeavat helpoimmin: yhteystiedot vanhenevat, tarkastusajat unohtuvat ja pelastussuunnitelma jää päivittämättä. Kun vaihto hoidetaan suunnitelmallisesti, turvallisuustiedot siirtyvät uudelle isännöitsijälle ehjänä kokonaisuutena eikä mikään pääse putoamaan väliin.

Mitä isännöitsijän vaihto tarkoittaa paloturvallisuudelle

Pelastuslaki 379/2011 ja valtioneuvoston asetus pelastustoimesta 407/2011 asettavat pelastussuunnitelman laatimisvelvolliseksi rakennuksen tai kohteen haltijan. Taloyhtiössä haltija on taloyhtiö itse, ei isännöitsijä henkilönä. Tämä tarkoittaa, että vastuu suunnitelman ajantasaisuudesta pysyy taloyhtiöllä riippumatta siitä, kuka isännöitsijänä kulloinkin toimii.

Käytännössä isännöitsijä kuitenkin hoitaa suuren osan paloturvallisuuteen liittyvästä arjesta: hän tilaa tarkastukset, säilyttää pöytäkirjat ja toimii yhteyshenkilönä huoltoliikkeille. Kun isännöitsijä vaihtuu, nämä tiedot voivat jäädä vanhan toimijan haltuun tai kadota kokonaan. Siksi vaihto kannattaa käsitellä samalla tavalla kuin mikä tahansa muu kriittinen tiedonsiirto taloyhtiössä.

Pelastussuunnitelmassa mainitut yhteystiedot muuttuvat lähes aina vaihdossa. Jos suunnitelmassa lukee lähtevän isännöitsijän puhelinnumero, se on väärä tieto heti vaihtopäivästä alkaen. Virheellinen yhteystieto hätätilanteessa voi hidastaa avun saamista tai aiheuttaa sekaannusta. Taloyhtiön hallituksen kannattaa tutustua myös laajempaan isännöitsijän paloturvallisuusoppaaseen, jossa käymme läpi taloyhtiön paloturvallisuuden kokonaisuuden.

Isännöitsijän vaihdon tarkistuslista paloturvallisuuden osalta

Ennen kuin lähtevä isännöitsijä luovuttaa tehtävät, taloyhtiön hallituksen on syytä käydä läpi isännöitsijän vaihdon muistilista paloturvallisuuden näkökulmasta. Alla oleva lista kattaa ne asiat, jotka on selvitettävä ennen vaihtoa tai välittömästi sen jälkeen. Jokainen kohta on konkreettinen toimenpide, ei pelkkä muistutus.

1. Pelastussuunnitelman sijainti ja pääsykoodi. Selvitä, missä voimassa oleva pelastussuunnitelma sijaitsee: onko se paperikansiossa, sähköisessä portaalissa vai molemmissa. Varmista, että pääsykoodi siirtyy uudelle isännöitsijälle ja taloyhtiön hallitukselle.
2. Suunnitelman yhteystiedot. Tarkista, kenen nimi ja numero on merkitty isännöitsijän yhteystiedoksi. Nämä tiedot on päivitettävä välittömästi vaihtopäivän jälkeen.
3. Sammuttimien, pikapalopostien, savunpoistoluukkujen ja väestönsuojan seuraavat tarkastukset. Kirjaa ylös jokaisen laitteen seuraava tarkastuspäivä. Sammuttimien tarkastusväli on yksi tai kaksi vuotta olosuhteiden mukaan. Pikapalopostin tarkastus tehdään vuosittain. Varmista, ettei mikään tarkastus jää välistä vaihdon aikana.
4. Tarkastuspöytäkirjat. Kokoa viimeisimmät pöytäkirjat sammuttimista, pikapaloposteista, savunpoistoluukuista sekä väestönsuojan 10-vuotistarkastuksesta yhdeksi kansioksi tai sähköiseksi tiedostoksi, joka siirtyy uudelle isännöitsijälle.
5. Palovaroittimien hankinta- ja vaihtotiedot. Rakennuksen omistaja vastaa palovaroittimien hankinnasta ja toimintakunnosta vuoden 2026 alusta voimaan tulleen säännöksen mukaisesti. Selvitä, milloin palovaroittimet on hankittu ja milloin palovaroittimen vaihto on ajankohtainen.
6. Teknisten tilojen ja väestönsuojan avaimet. Varmista, että kaikki avaimet, joita tarvitaan paloturvallisuuden kannalta kriittisiin tiloihin, siirtyvät dokumentoidusti uudelle isännöitsijälle.
7. Avoimet huomautukset viranomaisen valvontakäynniltä. Jos pelastusviranomaisella on ollut huomautuksia tai kehotuksia, ne on siirrettävä kirjallisesti uudelle isännöitsijälle. Avoimet puutteet eivät poistu isännöitsijänvaihdossa.
8. Huoltoliikkeiden yhteystiedot. Listaa sammutinhuollon, sprinklerijärjestelmän ja muiden paloturvallisuuteen liittyvien huoltoliikkeiden yhteystiedot ja sopimukset. Uuden isännöitsijän on tiedettävä, kehen ottaa yhteyttä.

Kun kaikki kahdeksan kohtaa on käyty läpi ja dokumentoitu, taloyhtiön paloturvallisuuden tiedonsiirto isännöitsijänvaihdossa on hoidettu hallitusti. Tarkistuslistan voi tulostaa hallituksen kokoukseen tai liittää osaksi vaihtoprosessin muistiota.

Miten pelastussuunnitelma päivitetään vaihdon yhteydessä

Isännöitsijän vaihto tarkoittaa pelastussuunnitelman osalta käytännössä sitä, että suunnitelmaan merkityt yhteystiedot on päivitettävä välittömästi. Laki ei määrää kiinteää päivitysväliä, mutta suunnitelma on pidettävä ajan tasalla. Vanhentuneet yhteystiedot tekevät suunnitelmasta puutteellisen heti vaihtopäivästä lähtien.

Jos taloyhtiöllä on käytössään sähköinen pelastussuunnitelma, muutoksen ilmoittaminen on suoraviivaista. Muutosilmoitus tehdään portaalin lomakkeella ilman tunnuksia tai sovelluksia tai ottamalla suoraan yhteyttä meihin. Suunnitelma päivitetään sovitun ylläpidon mukaisesti, ja jokainen muutos kirjautuu automaattisesti päivityshistoriaan. Näin sekä taloyhtiö että asukkaat näkevät, milloin tiedot on viimeksi tarkistettu.

Päivityksessä muutetaan vähintään isännöitsijän nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite kaikkiin suunnitelman kohtiin, joissa ne esiintyvät. Myös A4-asukastiedotteen yhteystiedot päivittyvät samalla, jolloin ilmoitustaululla oleva tiedote pysyy oikeana. Tarkista lisäksi, onko suunnitelmassa mainittu isännöitsijä kokoontumispaikan vastuuhenkilönä tai muussa erityistehtävässä: nämä roolit on siirrettävä uudelle henkilölle tai taloyhtiön hallituksen nimeämälle vastuuhenkilölle.

Kun suunnitelma on vain paperikansiossa

Monessa taloyhtiössä pelastussuunnitelma elää edelleen paperikansiossa toimistossa tai teknisessä tilassa. Isännöitsijänvaihdossa tämä on erityinen riskikohta: kansio voi jäädä fyysisesti lähtevän isännöitsijän toimistoon, ja uusi isännöitsijä ei välttämättä tiedä sen olemassaolosta tai sisällöstä.

Jos kansio löytyy, varmista ensin, että se siirtyy fyysisesti uudelle isännöitsijälle tai taloyhtiön hallitukselle. Tarkista samalla, milloin suunnitelma on viimeksi päivitetty. Paperinen suunnitelma ei sisällä päivityshistoriaa automaattisesti, joten ajantasaisuus on arvioitava sisällön perusteella.

Vaihto on hyvä hetki siirtyä sähköiseen ratkaisuun. Pelastussuunnitelman siirto sähköiseksi tarkoittaa, että kohdekohtaiset tiedot siirretään uuteen pohjaan ja tuloksena syntyy kolme käyttövalmista muotoa: portaali, joka avautuu QR-koodilla ilman tunnuksia, tulostettava PDF kansilehtenä ja päivityshistorioineen sekä A4-asukastiedote ilmoitustaululle. Tietojen siirtyminen ei ole enää kiinni siitä, kenen toimistossa kansio sattuu olemaan.

Kerro muutoksesta asukkaille

Pelastuslain mukaan haltija vastaa siitä, että pelastussuunnitelmasta tiedotetaan kiinteistön käyttäjille. Isännöitsijänvaihdossa tämä tarkoittaa, että asukkaille on kerrottava, kuka on uusi yhteyshenkilö ja mistä ajantasainen pelastussuunnitelma löytyy.

Tiedottaminen ei vaadi erillistä turvallisuuskoulutusta. Riittää, että ilmoitustaulun A4-tiedote on päivitetty, portaalin QR-koodi johtaa oikeisiin tietoihin ja asukkaille lähetetään lyhyt viesti muutoksesta esimerkiksi taloyhtiön sähköpostilistalla tai tekstiviestillä. Taloyhtiön paloturvallisuus pysyy asukkaiden tiedossa, kun viestintä on selkeää ja ajantasaista.

Muista myös, että asukkaat vastaavat itse ilmoittamisesta, jos he havaitsevat palovaroittimessa vian. Tämä vastuunjako on hyvä kerrata tiedotteen yhteydessä, jotta asukkaat tietävät, kenelle ilmoitetaan ja miten.

Sammutinhuolto Ketonen pitää pelastussuunnitelman ja tarkastukset ajan tasalla

Sammutinhuolto Ketonen on Tukesin hyväksymä sammutinhuoltoliike, joka on toiminut suomalaisena perheyrityksenä vuodesta 2013. Meillä on toimipisteet Salossa, Turussa, Porissa, Raumalla, Helsingissä ja Lempäälässä, ja palvelemme taloyhtiöitä Varsinais-Suomessa, Satakunnassa, Pirkanmaalla ja Uudellamaalla.

Teemme yritysten ja taloyhtiöiden sammutintarkastukset paikan päällä ilman tunti- tai kilometriveloituksia. Tarkastuksen yhteydessä voimme tehdä myös kohdekäynnin pelastussuunnitelmaa varten, jolloin sammuttimet, poistumisreitit, sulut ja väestönsuoja kartoitetaan samalla kertaa. Näin isännöitsijänvaihdos ei tarkoita useita erillisiä käyntejä, vaan asiat hoituvat kerralla.

Laadimme pelastussuunnitelman kolmena muotona: portaalina, PDF:nä ja A4-tiedotteena. Kun isännöitsijä vaihtuu, muutosilmoitus tehdään portaalin lomakkeella tai suoraan meille, ja päivitys kirjautuu suunnitelman historiatietoihin. Taloyhtiön hallituksella on aina tieto siitä, milloin tiedot on viimeksi tarkistettu.

Isännöitsijän vaihto on oikea hetki varmistaa, että kaikki paloturvallisuuden tiedot ovat kunnossa ennen kuin uusi isännöitsijä aloittaa. Pyydä tarjous tai tutustu yhteystietoihimme ja sovitaan, miten autamme taloyhtiötänne eteenpäin.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Paloriskien arviointi työpaikalla: 12 yleistä riskiä ja niiden kirjaaminen pelastussuunnitelmaan
• Korjaamon paloturvallisuus: sammuttimet, tulityöt ja akkupalot korjaamolla ja konepajassa
• Kannattaako 2 kg sammutin tarkastaa vai vaihtaa uuteen?
• Litiumakkupalon savukaasut ja terveysriskit
• Väestönsuojan varusteet – lakisääteiset tarvikkeet kiinteistölle